OUR UNIT
| Pegawai Latihan
– Membuat perancangan latihan kakitangan – Mengesahkan kehadiran kakitangan ke latihan yang dianjurkan – Memantau kakitangan dalam memenuhi syarat 7 hari / 42 jam berkursus sebagaimana yang ditetapkan |
|
Keperluan Ruang / Inventori – Mengawasi dan menyelaraskan keperluan ruang pentadbiran/pengajaran, penggunaan kemudahan serta peralatan di FPBU. – Membantu menyelaraskan penempatan kakitangan akademik dan pentadbiran di FPBU. – Pemantauan bilik-bilik dan ruang di FPBU – kerosakan/aduan/tempahan. – Memastikan kunci-kunci bilik disimpan dengan baik. – Merekodkan sebarang peminjaman kunci. – Rekod aset/inventori milik fakulti. – Pemantauan tagging aset. – Perolehan aset/inventori/alat tulis, permohonan LO/daftar bil – Menjadi pegawai aset di Fakulti – Memantau dan menyediakan keperluan peralatan akademik bagi setiap semester – Memantau dan menyediakan keperluan ruang di Fakulti setiap masa – Membuat perolehan dan pembelian bagi aset yang diperlukan di Fakulti
|
|
Keperluan ABM – Membantu menyelaraskan keperluan ABM. – Merekodkan sebarang peminjaman/tempahan ABM. – Permohonan komputer/ABM (termasuk pinjaman) untuk keperluan staf/fakulti/program
|
|
Program-Program Pelajar (Fakulti/Universiti/HEP/Pihak luar) – Sebutharga/Invois/Daftar Bil/LO – Tempahan (makanan, bilik, aircond, tiket dll) – Memastikan setiap kertas kerja disimpan dan difailkan(hardcopy & softcopy) – Laporan program dipastikan disimpan dan difailkan (hardcopy & softcopy) – Laporan kepada jabatan-jabatan lain (sekiranya diperlukan) – Rekod kehadiran – Pengurusan aturcara program – Kawalan fail berkaitan – Akaun berkaitan |
|
Bengkel / program aktiviti pengurusan prestasi kakitangan – Sebutharga/Invois/Daftar Bil/LO – Tempahan (makanan, bilik, penginapan, aircond dll) – Memastikan setiap kertas kerja disimpan dan difailkan (hardcopy & softcopy) – Rekod kehadiran – Rekod penyertaan dari luar – Kawalan fail berkaitan – Akaun berkaitan – Laporan
|
|
Governan dan Pentadbiran Am – Carta ogranisasi Pentadbiran fakulti – Laporan tahunan – Penyediaan Laporan PIN – Urusan penyelarasan tempahan penginapan dan penerbangan staf – Membantu menyelaraskan penempatan kakitangan akademik di FPBU – Menyediakan perancangan keperluan inventori untuk pentadbiran dan akademik |
| Pengantarabangsaan – GISO, Lawatan Ilmiah
– Urus setia penyediaan kertas kerja bersama KP berkaitan dan TD (PPPP) – Pengurusan kepada pelajar yang terlibat |
| Perjawatan
– Membuat unjuran perjawatan yang diperlukan kepada BMI – Menerima permohonan perjawatan akademik – Menyediakan minit hasil perbincangan berkaitan permohonan perjawatan di Fakulti – Mengemaskini data kakitangan sedia ada di Fakulti – Membuat penyelarasan tugas kakitangan pentadbiran – Membuat permohonan, pemantauan dan penilaian kepada kakitangan sambilan di Fakulti – Menjadi urus setia pemilihan Ketua Program di Fakulti – Mengemaskini carta organisasi di Fakulti |
|
Tabung Enterprise & Kawalan Akaun Aktiviti Pelajar/Staf FPBU – Pemantauan – Pindah peruntukan berdasarkan keperluan – Memastikan perbelanjaan seiring dengan resit yang dikemukakan (pemantauan oleh PT berkaitan) – Urusan pendahuluan wang/nota perbelanjaan (pemantauan oleh PT berkaitan) – Makluman program |
| Urusan peruntukan / kewangan Fakulti
– Menyediakan maklumat bagi ABM1, ABM2, ABM5 dan ABM7 serta perincian setiap ABM bagi one-off dan dasar baru – Membuat laporan pengecualian (jika ada) – Memantau pengedaran baucer BB1M kepada pelajar – Membuat pindahan vot antara Jabatan atau dalaman – Membuat laporan peruntukan dan perbelanjaan Fakulti – Membuat perancangan kewangan tahunan |
| Pengajian Prasiswazah
Penjadualan dan Pendaftaran – Penawaran Kursus (Input maklumat penawaran kursus dan struktur penawaran/pengijazahan program – Al-A’aliyah) – Pendaftaran Pelajar Baru/Kursus (Sistem Al-A’aliyah) – Urusan tambah/gugur kursus (Sistem Al-A’aliyah) – Urusan Tarik Diri Kursus (Sistem Al-A’aliyah) – Urusan Pengecualian Kursus – Jadual kuliah – Rekod kehadiran pelajar |
| Peperiksaan/Pengijazahan
– Maklumat Peperiksaan AKAD D/01 – Urusan tangguh peperiksaan – Taksir Soalan – Kemasukan markah – Marksheet – Mesyuarat Khas Fakulti, Mesyuarat JPPS – Pengemaskinian struktur pengijazahan dan semakan laporan akademik pelajar tahun akhir (bagi tujuan pengijazahan) – Mengumpul rangka kursus bagi setiap semester – Memastikan fail kursus disediakan sebelum semester bermula dan dikemaskini sehingga akhir semester – Mengemaskini senarai mentor mentee – e-Undi – Brosur/pamplet program pengajian/fakulti |
|
Urusan Status Diri Pelajar – Urusan gantung pendaftaran – Urusan tangguh pengajian – Urusan pertukaran program – Urusan tarik diri universiti |
|
Pengajian Siswazah – Qualifying Test – Kolokium – Penawaran Kursus (Kerja Kursus & Penyelidikan) – Rekod penyelia pelajar, tajuk tesis pelajar, senarai pelajar ikut semester/tahun pengajian/program – Urusan semakan pendaftaran pelajar (bersama PPS) – Maklumat peperiksaan akhir – Taksir Soalan – Kemasukan markah – Brosur/pamplet program pengajian/fakulti |
| Peperiksaan/Pengijazahan
– Maklumat Peperiksaan AKAD D/01 – Urusan tangguh peperiksaan – Taksir Soalan – Kemasukan markah – Marksheet – Mesyuarat Khas Fakulti, Mesyuarat JPPS – Pengemaskinian struktur pengijazahan dan semakan laporan akademik pelajar tahun akhir (bagi tujuan pengijazahan) – Mengumpul rangka kursus bagi setiap semester – Memastikan fail kursus disediakan sebelum semester bermula dan dikemaskini sehingga akhir semester – Mengemaskini senarai mentor mentee – e-Undi – Brosur/pamplet program pengajian/fakulti |
| Persidangan, Penyelidikan dan Penerbitan
– Membantu dalam urusan pengumpulan, pengedaran bahan/artikel dan Ahli Jawatankuasa Penerbitan Buletin FPBU – Mengemaskini rekod penerbitan ahli-ahli fakulti |